Trefn Gwyno

Polisi Cwynion Corfforaethol Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr

Ein hymrwymiad i chi

Rydym yn ymdrechu i ddarparu gwasanaeth o safon uchel ar eich cyfer. Pan eich bod yn anfodlon ar y gwasanaeth a ddarparwyd ar eich cyfer byddwn yn ceisio datrys eich pryderon yn gyflym.

Byddai’n dda gennym gael gwybod pan fo’n gwasanaeth wedi creu argraff dda arnoch neu wedi’ch bodloni. Gallwn ddefnyddio’r rhain fel enghreifftiau er mwyn rhannu arfer gorau ymhlith ein staff. Yn ogystal gall canmoliaeth helpu i godi ysbryd ein staff a’u hannog i ddarparu gwasanaeth ardderchog drachefn.

Rydym yn ymrwymedig i’r canlynol:

Gwrando arnoch chi
Ymchwilio i’ch cwyn mewn ffordd deg
Canfod beth aeth o’i le
Unioni’r sefyllfa
Gwella’n gwasanaethau o ganlyniad

Diffiniad o gŵyn:

Gallwch gwyno os ydych yn anfodlon ar y gwasanaeth a ddarparwyd ar eich cyfer gan yr Awdurdod.

Pan fyddwch yn cyflwyno cwyn bydd yr Awdurdod yn dilyn y drefn a ddisgrifir isod.

Pan gyflwynir cwyn am ymddygiad aelod o staff, fe ymchwilir iddi’n unol â pholisïau mewnol yr Awdurdod.

Helpwch ni i wella’n gwasanaethau

Rydym am i chi ddweud wrthym os ydych yn anfodlon ar y gwasanaeth a ddarparwyd ar eich cyfer. Bydd hyn yn ein helpu i ddeall y gwasanaeth y mae ar y cyhoedd ei angen, i ddysgu o’n camgymeriadau ac i wella’n gwasanaethau

Gwasanaethau â Gweithdrefnau Cwynion ar Wahân

Mae gan ysgolion a’r Gwasanaethau Cymdeithasol eu gweithdrefnau statudol eu hunain ar gyfer ymdrin â chwynion. I gael manylion y naill neu’r llall o’r Gweithdrefnau Cwynion hyn sy’n bodoli ar wahân, defnyddiwch y rhifau ffôn isod:

Cwynion am Ysgolion – Os oes a wnelo’ch cwyn ag Ysgol cysylltwch â’r Ysgol dan sylw neu ffoniwch Ellen Franks ar (01656) 642617 i gael mwy o wybodaeth.

Cwynion am y Gwasanaethau Cymdeithasol – Os oes a wnelo’ch cwyn â’r Gwasanaethau Cymdeithasol ffoniwch y Swyddog Cwynion Penodedig ar (01656) 642253 i gael manylion: Trefn gwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Os nad ydych yn siŵr pa gyfarwyddiaeth neu adran y mae a wnelo’ch cwyn â hi, gwiriwch y siart trefniadaeth .

Cwynion am Gynghorwyr

Ymdrinnir â chwynion am Gynghorwyr gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Os yw eich cwyn yn un am Gynghorydd cysylltwch ag:

Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae
Pencoed
Pen-y-bont ar Ogwr
CF35 5LJ
Neu ffoniwch: 01656 641150
Neu anfonwch neges e-bost i: ask@ombudsman-wales.org.uk

Os nad ydych yn siŵr pa un a oes a wnelo’ch cwyn â Gwasanaeth ynteu â Chynghorydd gallwch gysylltu â’r Swyddog Monitro i gael cyngor:

Y Swyddog Monitro
Y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol
Y Swyddfeydd Ddinesig
Stryd yr Angel
Pen-y-bont ar Ogwr
CF31 4WB

Neu ffoniwch: 01656 643106
Neu anfonwch neges e-bost i: Andrew.Jolley@bridgend.gov.uk

Y Cam Cwyno Anffurfiol

Proses Gwynion ac iddi Dri Cham.

Mae proses gwynion ac iddi dri cham yn bodoli sy’n cynnwys:-

Y Cam Cwyno Anffurfiol
Y Cam Cwyno Ffurfiol
Y Cam Adolygu

Y Cam Cwyno Anffurfiol

Mae er lles pawb os gellir ymdrin â chwynion cyn gynted â phosib. Cysylltwch yn gyntaf â’r swyddfa neu’r unigolyn y byddwch fel arfer yn ymwneud ag ef/â hi, ac fe geisiwn ni ddatrys y broblem yn gyflym a heb gŵyn ffurfiol.

Y Cam Cwyno Ffurfiol

Os na chaiff eich cwyn ei datrys yn y cam anffurfiol gallwch gyflwyno cwyn ffurfiol. Gallwch wneud hyn naill ai trwy’r e-bost, trwy lythyr, neu drwy ddefnyddio Ffurflen Cwyn Gorfforaethol. Byddai o gymorth pe gallech roi gwybod i ni beth aeth o’i le yn eich tyb chi a beth ddylem ei wneud i unioni’r sefyllfa.

Er mwyn cyflwyno cwyn ffurfiol cysylltwch â:-

Cwynion Corfforaethol
Y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol
Y Swyddfeydd Ddinesig
Stryd yr Angel
Pen-y-bont ar Ogwr
CF31 4WB
Ffôn: 01656- 643565
EE-bost: complaints@bridgend.gov.uk

Byddwn yn anfon llythyr atoch neu’n ymateb i’ch neges e-bost er mwyn cadarnhau ein bod wedi derbyn eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith i dderbyn eich gohebiaeth ac yn penodi un o Uwch Swyddogion y Cyngor nad yw wedi bod yn gysylltiedig â’r gŵyn o’r blaen, i ymchwilio i’ch cwyn.

Byddwn fel arfer yn cynnal ymchwiliad ac yn ymateb i chi o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw ymchwiliad yn gymhleth, efallai y bydd angen mwy o amser ond byddwn yn eich hysbysu ynghylch yr amserlen debygol ac yn rhoi gwybodaeth gyson i chi o ran sut y mae’r broses yn mynd rhagddi.

Y Cam Adolygu

Os na chaiff eich cwyn ei datrys mewn ffordd sydd wrth eich bodd, bydd yr Awdurdod yn trefnu i’r ymchwiliad gael ei adolygu gan swyddog a benodir gan y Swyddog Monitro. Byddem fel arfer yn disgwyl i chi ofyn am adolygiad o fewn 4 wythnos i dderbyn yr ymateb i’ch cwyn.

Er mwyn ceisio adolygiad o’r ymchwiliad dylech unwaith eto gysylltu â’r Swyddog Cwynion Corfforaethol.

Bydd cadarnhad ein bod wedi derbyn eich cais am adolygiad yn cael ei anfon atoch o fewn 5 diwrnod gwaith i dderbyn y cais. Caiff eich cwyn chi a’r ymchwiliad iddi eu hadolygu fel arfer o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw ymchwiliad yn gymhleth, efallai y bydd angen mwy o amser ond byddwn yn eich hysbysu ynghylch yr amserlen debygol ac yn rhoi gwybodaeth gyson i chi o ran sut y mae’r broses yn mynd rhagddi.

Yr Ombwdsmon

Mae gennych hawl ar unrhyw adeg i gyfeirio’ch cwyn at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, sy’n ymdrin â chwynion am gamweinyddu, e.e. annhegwch neu oedi.

Gellir cysylltu â’r Ombwdsmon yn:
1 Ffordd Yr Hen Gae

Pencoed
CF355LJ
Ffôn: 01656-641150 Ffacs: 01656-641199
E-bost: ask@ombudsman-wales.org.uk
Gwefan: www.ombudsman-wales.org.uk

Sut yr ymdrinnir â’ch cwyn

Y Cam Cwyno Anffurfiol

Gall cwynion yn ystod y cam hwn fod yn rhai ar lafar neu’n rhai ysgrifenedig a dylid eu cyflwyno trwy gysylltu â’r gwasanaeth yr ydych yn ymwneud ag ef fel arfer, yn rhesymol fuan wedi i chi ddod yn ymwybodol o’r broblem a beth bynnag o fewn tri mis.

Y Cam Cwyno Ffurfiol

T Bydd y Cyngor yn ceisio datrys cwynion pryd bynnag y bo hynny’n bosib. Fodd bynnag, os nad ydych yn fodlon ar y canlyniad, mae gennych hawl i gyfeirio’ch cwyn at gam ffurfiol Trefn Gwynion y Cyngor.

Fe anfonir cydnabyddiaeth atoch o fewn 5 diwrnod i dderbyn eich cwyn a bydd Swyddog Ymchwilio Annibynnol yn cael ei benodi gan y Cyfarwyddwr priodol i ymchwilio i’ch cwyn. Anfonir ymateb atoch o fewn 20 diwrnod gwaith i dderbyn eich llythyr, neu ohebiaeth i’ch hysbysu ynghylch y rheswm dros unrhyw oedi.

Y Cam Adolygu

Os na fydd y gŵyn wedi cael ei datrys mewn ffordd sydd wrth eich bodd yn y cam ffurfiol gallwch ofyn am adolygiad. Byddem yn disgwyl i chi gyfeirio’r mater ar gyfer adolygiad o fewn 4 wythnos. Gallwch geisio adolygiad trwy gysylltu â’r Swyddog Cwynion Corfforaethol. Fe anfonir cydnabyddiaeth atoch o fewn 5 diwrnod gwaith i dderbyn eich llythyr. Bydd swyddog a benodir gan y Swyddog Monitro’n adolygu eich cwyn a’r ymchwiliad.

Anfonir ymateb llawn atoch o fewn 20 diwrnod gwaith i dderbyn eich llythyr, neu ohebiaeth i’ch hysbysu ynghylch y rheswm am unrhyw oedi.