Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr,Y Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr, CF31 4WB

Ffôn: 01656 643643
Cyfnewid Testun:
18001 01656 643643
Fax: 01656 668126
Email: talktous@bridgend.gov.uk
Sign Video BSL Live

Oriau agor
Ddydd Llun i ddydd Iau 8.30am - 5.00pm
Ddydd Gwener 8.30am - 4.30pm

Sut i dodd o hyd i ni

Polisi Pryderon a Chwynion Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwryn ymrwymedig i ymdrin yn effeithiol ag  unrhyw bryderon neu gwynion y gall fod gennych am ein gwasanaeth. Ein nod yw eglurhau unrhyw faterion nad ydych yn sicr yn eu cylch. Os yn bosib, byddwn yn cywiro unrhyw gamgymeriadau yr ydym o bosib wedi’u gwneud. Byddwn yn darparu unrhyw wasanaeth y mae gennych chi hawl iddo ac yr ydym ninnau wedi methu â’i gyflenwi. Os bu i ni wneud rhywbeth yn anghywir, byddwn yn ymddiheuro a lle y bo’n bosib byddwn yn ceisio unioni’r cam. Rydym hefyd yn amcanu at ddysgu o’n camgymeriadau a defnyddio’r wybodaeth yr ydym yn ei chael i wella ein gwasanaethau. 

Pryd i ddefnyddio’r polisi hwn

Pan fyddwch chi’n mynegi eich pryderon neu’n cwyno wrthym ni, byddwn fel arfer yn ymateb yn y ffordd yr ydym yn ei hegluro isod. Fodd bynnag, weithiau gall fod gennych hawl statudol i apelio (e.e. yn erbyn gwrthodiad i roi caniatâd cynllunio i chi neu’r penderfyniad i beidio â rhoi lle i’ch plentyn mewn ysgol benodol) felly, yn hytrach nag ymchwilio i’ch cwyn, byddwn yn egluro wrthych sut y gallwch chi apelio. Weithiau, efallai y byddwch yn pryderu ynghylch materion nad ydynt yn cael eu penderfynu gennym ni (e.e. y GIG) a byddwn ni wedyn yn eich cynghori sut i wneud eich pryderon yn hysbys.

Hefyd, nid yw’r polisi hwn yn gymwys os oes a wnelo’r mater â rhywbeth ym maes Rhyddid Gwybodaeth neu Ddiogelu Data. Dan amgylchiadau o’r fath, dylech gysylltu â’r: Swyddog Gwybodaeth, Y Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol, Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr, Y Swyddfeydd Dinesig, Stryd yr Angel, Pen-y-bont ar Ogwr, CF31 4WB, ffôn: 01656 643565 neu foi@bridgend.gov.uk

Mae gennym bolisi ar wahân ar gyfer cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ac mae hwn ar gael yma.

Safonau'r Iaith Gymraeg

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn coleddu'r Safonau Cyflenwi Gwasanaeth, Llunio Polisi a Gweithredu Cymraeg y disgwylir iddo gydymffurfio'n gadarnhaol â nhw a bydd yn ceisio sicrhau y caiff y defnydd o'r Gymraeg ym Mhen-y-bont ei ddatblygu a'i hyrwyddo.

Sut y byddwn yn ymdrîn â chwynion yn ymwneud â'r ffordd y byddwn yn cydymffurfio â'r Safonau Iaith

Gall y cyhoedd wneud cwyn ynglŷn â chydymffurfiaeth y Cyngor â'r Safonau Iaith o dan y Drefn Gwyno hon gan ddefnyddio'r broses a ddisgrifir. Caiff pob cwyn yn ymwneud â'r safonau (neu unrhyw wasanaeth arall a ddarperir yn Gymraeg) eu cymryd o ddifrif a byddwn yn ymchwilio'n llawn iddynt er mwyn cadarnhau dilysrwydd y gŵyn. Os bydd y cyngor wedi methu â chydymffurfio â'r Safonau Iaith, bydd yn ymddiheuro i'r achwynydd ac yn ystyried unrhyw ddiffyg o ran cydymffurfio pan fydd yn adolygu unrhyw brosesau neu arferion mewnol perthnasol.

Hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth staff

Byddwn yn codi ymwybyddiaeth ymysg yr holl aelodau perthnasol o staff o'r gofyniad i ymdrîn ag unrhyw gwynion mewn perthynas â chydymffurfiaeth y Cyngor â'r Safonau Iaith i sicrhau y caiff cwynion o'r fath eu hymchwilio'n llawn ac yn ddiduedd. Bydd cyflogeion hefyd yn ymwybodol o'r angen i gadw cofnodion o bob cwyn, ymchwiliad a chanlyniad ysgrifenedig, yn erbyn cydymffurfiaeth y cyngor â'r Safonau Iaith er mwyn eu cynnwys a'u cyhoeddi ym mhroses Adrodd Blynyddol y Cyngor ar y Gymraeg. Caiff hyn ei baratoi ar gyfer pob blwyddyn ariannol.

Mae'r polisi hwn hefyd ar gael yn Saesneg yn ein hadeiladau cyhoeddus ac ar ein gwefan.

Ydych chi wedi gofyn i ni eto?

Os ydych yn cysylltu â ni ar gyfer gwasanaeth am y tro cyntaf, (e.e. rhoi gwybod am olau stryd diffygiol, gofyn am apwyntiad a.y.b.) yna nid yw’r polisi hwn yn gymwys. Dylech roi cyfle i ni ymateb i’ch cais yn gyntaf. Os byddwch yn gwneud cais am wasanaeth ac yna’n anfodlon ar ein hymateb, byddwch yn gallu gwneud eich pryder yn hysbys fel yr ydym yn ei ddisgrifio isod.

Datrysiad anffurfiol

Os yn bosib, rydym ni’n credu ei bod yn well ymdrin â phethau ar unwaith yn hytrach na cheisio’u datrys yn ddiweddarach. Os oes pryder gennych, codwch y pryder hwnnw gyda’r sawl yr ydych yn ymwneud ag ef/â hi. Bydd ef neu hi’n ceisio’i ddatrys i chi yn y fan a’r lle. Os oes unrhyw wersi i’w dysgu o fynd i’r afael â’ch pryder yna bydd yr aelod o staff yn eu dwyn i’n sylw ni. Os nad yw’r aelod o staff yn gallu helpu, bydd yn egluro pam ac fe allwch chi wedyn ofyn am ymchwiliad ffurfiol.

Sut i fynegi pryder neu gwyno’n ffurfiol

Gallwch fynegi eich pryder yn unrhyw un o’r ffyrdd isod.

  • Gallwch ofyn am gopi o’n ffurflen gan y sawl yr ydych eisoes mewn cysylltiad ag ef/â hi. Dywedwch wrtho/wrthi eich bod am i ni ymdrin â’ch pryder yn ffurfiol.
  • Gallwch gysylltu â’n pwynt cyswllt canolog ar gyfer cwynion ar 01656 643565 os ydych yn dymuno cyfleu eich cwyn dros y ffôn.
  • Gallwch ddefnyddio’r ffurflen ar ein gwefan yn www.bridgend.gov.uk
  • Gallwch anfon neges e-bost atom yn complaints@bridgend.gov.uk
  • Gallwch ysgrifennu llythyr atom yn y cyfeiriad isod:

 

Cwynion
Y Gwasanaeth Cyfreithiol a Rheoleiddiol
Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
Stryd yr Angel
Pen-y-bont ar Ogwr
CF31 4WB

Rydym yn bwriadu bod â ffurflenni pryder a chŵyn ar gael yn ein holl fannau darparu gwasanaethau ac ardaloedd cyhoeddus a hefyd mewn lleoliadau priodol yn y gymuned (e.e. llyfrgelloedd, canolfannau hamdden a.y.b.).    

Mae copïau o’r polisi hwn a’r ffurflen gwyno ar gael yn Saesneg ar gais ac ar ffurf recordiad sain, print bras a Braille.    

Ymdrin â’ch pryder

  • Byddwn yn cydnabod eich pryder yn ffurfiol o fewn 5 niwrnod gwaith ac yn rhoi gwybod i chi sut yr ydym yn bwriadu ymdrin ag ef.
  • Byddwn yn gofyn i chi ddweud wrthym sut yr hoffech i ni gyfathrebu â chi a chadarnhau a oes unrhyw ofynion penodol gennych – er enghraifft, os oes gennych anabledd.
  • Byddwn yn ymdrin â’ch pryder mewn ffordd agored a gonest.
  • Byddwn yn gwneud yn siŵr nad yw eich ymwneud â ni yn y dyfodol yn dioddef dim ond am eich bod chi wedi mynegi pryder neu wedi cyfleu cwyn.

Fel arfer, dim ond os byddwch yn dweud wrthym am eich pryderon o fewn chwe mis y byddwn yn gallu eu hystyried. Y rheswm dros hyn yw ei bod yn well ymchwilio i’ch pryderon tra bo’r materion yn dal yn ffres ym meddwl pawb.

Dan amgylchiadau eithriadol efallai y byddwn yn gallu ystyried pryderon a gaiff eu dwyn i’n sylw’n hwyrach na hyn. Fodd bynnag, bydd yn rhaid i chi roi rhesymau cryf i ni i egluro pam nad ydych wedi gallu dwyn y mater i’n sylw’n gynharach a bydd angen i ni gael gwybodaeth ddigonol am y mater i’n galluogi i’w ystyried yn briodol. (Beth bynnag a ddigwydd, ni waeth beth fo’r amgylchiadau, ni fyddwn yn ystyried unrhyw bryderon ynghylch materion a ddigwyddodd fwy na thair blynedd yn ôl.)

Os ydych yn mynegi cwyn ar ran rhywun arall, bydd angen i ni gael ei g/chytundeb i ddynodi ei bod yn iawn i chi weithredu ar ei r(h)an.

Beth os yw’n ymwneud â mwy nag un corff?

Os oes a wnelo eich cwyn â mwy nag un corff (e.e. Cymdeithas Dai, y GIG) byddwn fel arfer yn gweithio gyda hwy i benderfynu pwy ddylai arwain y gwaith o ymdrin â’ch pryderon. Byddwch wedyn yn cael enw’r sawl sy’n gyfrifol am gyfathrebu gyda chi tra’r ydym yn ystyried eich cwyn.

Os oes a wnelo’r gŵyn â chorff sy’n gweithio ar ein rhan (e.e. cartrefi preswyl preifat, cyrff hybu iechyd arbenigol) efallai yr hoffech godi’r mater yn anffurfiol gyda hwy yn gyntaf. Fodd bynnag, os ydych yn dymuno mynegi eich pryder neu gŵyn yn ffurfiol, byddwn yn ymchwilio i hyn ein hunain ac yn ymateb i chi.

Ymchwilio

Byddwn yn dweud wrthych pwy yr ydym wedi gofyn iddo/iddi ymchwilio i’ch pryder neu gŵyn. Os yw eich pryder yn syml, byddwn fel arfer yn gofyn i rywun o’r gwasanaeth ymchwilio iddo a chysylltu â chi. Os yw’n fwy difrifol, efallai y byddwn yn defnyddio rhywun o adran arall yn y Cyngor neu mewn rhai achosion efallai y byddwn yn penodi ymchwiliwr annibynnol.

Byddwn yn nodi ar eich cyfer beth yw ein dealltwriaeth ni am eich pryderon ac yn gofyn i chi gadarnhau ein bod wedi deall yn iawn. Byddwn hefyd yn gofyn i chi ddweud wrthym pa ganlyniad yr ydych chi’n gobeithio amdano. Fel arfer bydd angen i’r sawl sy’n ymchwilio i’ch cwyn weld y ffeiliau yr ydym ni’n eu cadw sy’n berthnasol i’ch cwyn. Os nad ydych am i hyn ddigwydd, mae’n bwysig eich bod yn dweud wrthym.

Os oes datrysiad syml i’ch problem, efallai y byddwn yn gofyn i chi a ydych yn hapus i dderbyn hyn. Er enghraifft, lle gofynnoch chi am wasanaeth a’n bod ninnau’n gweld yn syth y dylech fod wedi ei gael, byddwn yn cynnig darparu’r gwasanaeth yn hytrach nag ymchwilio a chynhyrchu adroddiad.

Byddwn yn amcanu at ddatrys pryderon cyn gynted â phosib ac rydym yn disgwyl ymdrin â’r mwyafrif llethol o fewn 20 niwrnod gwaith. Os yw eich cwyn yn fwy cymhleth, byddwn yn:

  • rhoi gwybod i chi o fewn yr amser hwn pam ein bod yn meddwl y gall gymryd yn hwy i ni ymchwilio i’r gŵyn
  • dweud wrthych faint o amser rydym yn disgwyl i hyn gymryd
  • rhoi gwybod i chi pa mor bell rydym wedi cyrraedd gyda’r ymchwiliad
  • rhoi diweddariadau rheolaidd i chi, gan gynnwys dweud wrthych a allai unrhyw ddatblygiadau newid ein hamcangyfrif gwreiddiol.

Bydd y sawl sy’n ymchwilio i’ch pryderon yn amcanu’n gyntaf at gadarnhau’r ffeithiau. Bydd maint yr ymchwiliad hwn yn dibynnu ar gymhlethdod a difrifoldeb y materion yr ydych chi wedi’u codi. Mewn achosion cymhleth, byddwn yn llunio cynllun ymchwilio.

Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn gofyn am gael cwrdd â chi i drafod eich pryderon. O bryd i’w gilydd, gallwn awgrymu proses gyfryngu neu ddull arall i geisio datrys anghydfodau.

Byddwn yn bwrw golwg ar dystiolaeth berthnasol. Gallai hyn gynnwys ffeiliau, nodiadau o sgyrsiau, llythyrau, negeseuon e-bost neu beth bynnag a allai fod yn berthnasol i’ch pryder penodol chi. Os yn angenrheidiol, byddwn yn siarad gyda’r staff neu eraill sy’n gysylltiedig â’r mater ac yn ystyried ein polisïau ni ac unrhyw ganllawiau a hawliau cyfreithiol.

Canlyniad

Os byddwn yn ymchwilio’n ffurfiol i’ch cwyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth ydym wedi’i ddarganfod gan gydymffurfio â’ch dewis ddull cyfathrebu. Gallai hyn fod trwy lythyr neu’r e-bost, er enghraifft. Os yn angenrheidiol, byddwn yn cynhyrchu adroddiad hirach. Byddwn yn egluro sut a pham y daethom ni i’n casgliadau.

Os byddwn yn canfod ein bod wedi gwneud rhywbeth o’i le, byddwn yn dweud wrthych beth ddigwyddodd a pham y digwyddodd. Byddwn yn dangos sut yr effeithiodd y camgymeriad arnoch.

Os byddwn yn canfod bod diffyg i’w gael yn ein systemau neu’r ffordd yr ydym yn gwneud pethau, byddwn yn dweud wrthych beth ydyw a sut yr ydym yn bwriadu newid pethau i’w atal rhag digwydd eto.

Os gwnaethom rywbeth o’i le, byddwn wastad yn ymddiheuro.

Unioni’r Sefyllfa

Os na wnaethom ddarparu gwasanaeth y dylech fod wedi ei gael, byddwn yn amcanu at ei ddarparu yn awr os yw hynny’n bosib. Os na wnaethom rywbeth yn dda, byddwn yn amcanu at gywiro hynny. Os ydych ar eich colled o ganlyniad i gamgymeriad ar ein rhan ni byddwn yn ceisio eich rhoi yn ôl yn y sefyllfa y byddech wedi bod ynddi pe baem wedi gwneud pethau’n iawn.

Os bu’n rhaid i chi dalu am wasanaeth eich hun, pan ddylech fod wedi cael un gennym ni, neu os oedd gennych hawl i gyllid na wnaethoch ei dderbyn byddwn fel arfer yn amcanu at wneud iawn am eich colled.

Ombwdsmon

Os nad ydym yn llwyddo i ddatrys eich cwyn, gallwch gwyno wrth Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Mae’r Ombwdsmon yn annibynnol ar bob corff llywodraethol a gall ymchwilio i’ch cwyn os ydych yn credu eich bod chi’n bersonol, neu’r sawl yr ydych yn cwyno ar ei r(h)an:

  • wedi cael triniaeth annheg neu wedi derbyn gwasanaeth gwael trwy ryw fethiant ar ran y corff sy’n ei ddarparu
  • wedi dioddef anfantais yn bersonol o ganlyniad i fethiant gwasanaeth neu wedi cael triniaeth annheg.

Mae’r Ombwdsmon yn disgwyl i chi ddwyn eich pryderon i’n sylw ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni unioni’r sefyllfa. Gallwch gysylltu â’r Ombwdsmon trwy’r dulliau canlynol:

  • ffôn:                       0845 601 0987
  • e-bost:                   ask@ombudsman-wales.org.uk
  • y wefan:                 www.ombudsman-wales.org.uk
  • ysgrifennu at:         Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
                                 1 Ffordd yr Hen Gae, Pen-coed CF35 5LJ

Mae sefydliadau eraill i’w cael sy’n ystyried cwynion hefyd, er enghraifft Comisiynydd y Gymraeg ar gyfer gwasanaethau yn Gymraeg. Gallwn eich cynghori ynghylch sefydliadau o’r fath.

Dysgu gwersi

Rydym yn cymryd eich pryderon a’ch cwynion o ddifrif ac yn ceisio dysgu  o unrhyw gamgymeriadau yr ydym wedi’u gwneud. Mae ein Bwrdd Rheoli Corfforaethol yn ystyried crynodeb o’r holl gwynion yn chwarterol yn ogystal â manylion unrhyw gwynion difrifol. Mae ein Cyngor/Cabinet/Pwyllgor/Bwrdd hefyd yn ystyried ein hymateb ni i gwynion o leiaf ddwywaith y flwyddyn.

Lle mae angen am newid, byddwn yn datblygu cynllun gweithredu sy’n nodi’r hyn y byddwn yn ei wneud, pwy fydd yn ei wneud ac erbyn pryd rydym yn bwriadu ei wneud. Byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fo newidiadau a addawyd gennym ni wedi cael eu gwneud.

Beth os oes angen help arnaf?

Bydd ein staff yn amcanu at eich helpu i wneud eich pryderon yn hysbys i ni. Os oes angen cymorth ychwanegol arnoch, byddwn yn ceisio eich rhoi mewn cysylltiad â rhywun sy’n gallu helpu. Efallai y byddwch yn dymuno cysylltu ag Age Concern, Shelter a.y.b. a fydd o bosib yn gallu eich cynorthwyo.

Gallwch hefyd ddefnyddio’r polisi pryderon a chwynion hwn os ydych yn rhywun dan 18 oed. Os oes angen help arnoch, gallwch siarad gyda rhywun ar Linell Gymorth Meic (ffôn 080880 23456, www.meiccymru.org)  neu gysylltu â Chomisiynydd Plant Cymru. Y manylion cyswllt yw:

01792 765600 (De Cymru)                  01492 523333 (Gogledd            Cymru)
post@childcomwales.org.uk

www.childcom.org.uk

 

Swyddfa De Cymru:                                             

Tŷ Ystumllwynarth
Ffordd Phoenix
Llansamlet
Abertawe
SA7 9FS

Swyddfa Gogledd Cymru:

Maenor Penrhos
Oak Drive
Bae Colwyn
Conwy
LL29 7YN

Yr hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gennych chi

Mewn cyfnodau o drybini neu drallod, gall rhai pobl weithredu mewn ffordd sy’n groes i’w cymeriad. Efallai fod rhai amgylchiadau cynhyrfiol neu drallodus wedi arwain at bryder neu gŵyn. Nid ydym yn ystyried bod ymddygiad yn annerbyniol dim ond am fod rhywun yn rymus neu’n benderfynol.

Rydym yn credu bod gan bob achwynydd yr hawl i gael eu clywed, eu deall a’u parchu. Fodd bynnag, rydym hefyd yn ystyried bod gan ein staff yr un hawliau. Rydym felly’n disgwyl i chi fod yn foesgar ac yn gwrtais yn eich trafodion gyda ni. Ni fyddwn yn goddef ymddygiad ymosodgar neu dramgwyddus, galwadau afresymol na dyfalwch afresymol. Mae gennym bolisi ar wahân i reoli sefyllfaoedd lle’r ydym yn canfod bod gweithredoedd rhywun yn annerbyniol.

                                      

Last Updated: 16/11/2017
Level A conformance icon, W3C-WAI Web Content Accessibility Guidelines 1.0 Valid XHTML 1.0 Transitional Valid CSS! Link to Gov.uk - public services all in one place National Assembly for Wales Browsealoud